（3）重要度と緊急度で並べ直す
　委員会で扱われる案件は、すべて同じ重さではありません。住民生活への影響が大きいものもあれば、形式的な報告に近いものもあります。また、すぐに確認すべきものもあれば、継続的に追えばよいものもあります。そこで、案件を重要度と緊急度で並べ直すことが有効です。
　重要度を見る際は、住民生活への影響、予算規模、対象人数、地域への波及効果などを基準にします。緊急度を見る際は、採決や執行の時期、次回委員会までの期限、行政側の判断が迫っているかどうかを確認します。これらを組み合わせることで、どの案件から準備すべきかが明確になります。
　AIには、「以下の案件を、住民生活への影響、予算規模、期限の有無を基準に、重要度と緊急度で整理してください」と依頼します。すると、優先的に確認すべき案件と、後回しにしてよい案件が見えやすくなります。

（4）会派・委員会で共有しやすいメモにする
　整理した内容は、自分だけで見るメモにしておくよりも、会派内や関係する議員と共有しやすい形に整えておくと、さらに実務で使いやすくなります。委員会準備では、自分が気づいた論点を会派内で共有したり、他の議員と役割分担をしたりする場面があります。そのときに、資料のまま渡すよりも、要点が整理されたメモを渡す方が圧倒的に伝わりやすくなります。
　AIには、「この内容を会派内で共有しやすいメモに整えてください」と依頼します。用途に応じて、委員会準備用、自分用の確認メモ、会派共有用、住民説明用などに分けて作成することも可能です。同じ内容でも、使う相手や場面によって表現を変えられる点はAIの強みです。
　こうしたメモをつくっておくと、委員会直前に資料を読み返す時間を減らすことができます。また、前回の委員会から継続している案件についても、どこまで確認したのか、次に何を聞くべきかが分かりやすくなります。AIは単なる要約ツールではなく、委員会活動を継続的に管理するための補助役として活用できるのです。