委員会案件をAIで整理する実践ステップ

　続いて、委員会の案件をAIで整理する場合の方法について順番に解説していきます。

（1）案件を一覧化する
　委員会資料を受け取ったら、まず行いたいのは案件の一覧化です。資料を読みながら一つひとつ把握しようとすると、途中で案件同士の関係が分かりにくくなったり、担当課や関連する予算項目を見落としたりすることがあります。そこで、最初にAIを使って案件を表のように整理しておくと、全体像がかなり見えやすくなります。
　例えば、委員会資料に含まれる案件名、担当課、概要、関係する予算、関連する条例や計画などを一覧にします。これにより、どの案件がどの部署に関係しているのか、予算を伴う案件なのか、条例改正なのか、単なる報告事項なのかが一目で分かるようになります。
　AIに依頼する場合は、「以下の委員会資料をもとに、案件名、担当課、概要、関係する予算、関連する条例や計画を一覧表に整理してください」と入力します。すると、資料の中に散らばっている情報を一つの表にまとめることができます。

（2）「確認点」と「質問候補」を分ける
　案件を一覧化した後は、それぞれの案件について「確認点」と「質問候補」に分けて整理します。この二つを混ぜて考えると、委員会準備がややこしくなります。事実確認が必要な事項と、委員会で実際に質問すべき論点は、似ているようで役割が異なるからです。
　例えば、予算案件であれば、金額の根拠や財源、前年度との比較は事実確認に当たります。一方で、その事業が住民生活にどのような影響を与えるのか、費用に対して効果が見込めるのか、他の選択肢はなかったのかといった点は、質問候補になります。
　AIに対しては、「この案件について、事実確認が必要な点と、委員会で質問候補になりそうな論点を分けて整理してください」と依頼します。これにより、資料を見れば確認できることと、委員会で聞くべきことが明確になります。