議会事務局主体で取り組む意義

（1）政局化しにくい
　DXを「議会全体の業務改善」として位置付け、事務局の改革プロジェクトとして取り組むことで、上記のような政争の具になるリスクを下げられます。議会事務局は超然的な立場で議会運営を支援する機関であり、会派や個人に帰属するものではありません。そのため、事務局発のDX施策であれば「誰か特定の議員の手柄」に偏りにくく、各会派の合意形成もしやすいのが大きなメリットです。

（2）本来業務への回帰が可能
　第１回の記事で触れたように、議会事務局には本来、議員の政策立案や調査研究をサポートするという重要な役割があります。しかし、実際には「紙資料の印刷・仕分け」、「会議録の作成」、「視察の手配」など、日常業務に追われて人的リソースが逼迫（ひっぱく）し、肝心の調査サポートや政策立案補助まで手が回らないという声がよく聞かれます。
　そこで、議会DXによって事務フローを最適化し、例えば予算書や会議録、招集通知などオンライン文書管理やペーパレス化で「印刷→製本→配布」という工程を削減できれば、事務局スタッフの時間的余裕を生むことができます。浮いた時間を本来業務である政策立案支援に振り向けることで、議員活動をより実質的にサポートできる体制が整うのです。その結果、議会全体としての意思決定の質が高まり、住民に対する説明責任や情報提供も向上するでしょう。

（3）議員・事務局間の連携が深まる
　DX導入には、システム選定や操作方法の習熟など、議員自身の協力が欠かせません。事務局主体で進めることで「業務改善の当事者同士」として意識が高まり、情報共有や研修の機会も増えます。議員と事務局がともに新ツールの勉強会を行い、操作手順の確認や質問対応を経てノウハウを蓄積する中で、双方向のコミュニケーションが自然と活発になります。結果的に、議会全体の連携体制が強化されるのです。

DXにかかる経費の扱い：政務活動費か、議会費か

　議会DXを進める際、多くの自治体では「予算要求はなるべく抑えたい」という空気があるため、導入コストをどう確保するかが課題となります。そこで浮上するのが、議員個人の「政務活動費」から支出できないかという話です。確かに、少額のツール導入であれば政務活動費から賄うことが一見合理的に映ります。しかし、政務活動費は「議員個々が調査研究や視察などを行う際に使う費用」が本来の目的です。そのため、以下のような注意点があります。

（1）政務活動費のホワイトリストとの照合
　政務活動費では、使途の根拠が非常に厳格に定められています。自治体ごとに「支出可能な項目のホワイトリスト」が存在し、例えば研修費・資料購入費・会議費など項目ごとに、支出可能なものが大まかに規定されていて、細かな支払内容は手引などで規定されています。DX関連ツール（使途にもよりますが）の導入費やライセンス料を条例の規定内で支出可能とみなせるのかどうかを精査する必要があります。万一、後から不適切支出と判断されれば返還を求められるリスクもあるため、事前に十分な確認が必要です。

（2）各議員の政務活動費が減ることへの抵抗
　政務活動費は議員個々の活動原資でもあるため、DX導入費を捻出する分、各議員が自由に使える予算が減る可能性があります。これに対して慎重な意見が出るのは当然で、「DX導入に積極的な議員ばかりではない」現実を考えると、政務活動費からの拠出は最終手段と捉えるべきでしょう。むしろ、議会全体で使うシステムであれば、「議会費」として計上する方が筋が通ります。

（3）議会費としての予算要求の重要性
　本来、議会全体で使うシステムやツール導入は、議会事務局の予算として計上し、執行部との予算折衝を通じて合意を得るのが王道です。最初は抵抗があるかもしれませんが、議会DXが「単なる経費増」ではなく、「事務効率化によるコスト削減」、「住民サービスの向上」、「議会としての意思決定機能強化」に資する投資であることを丁寧に説明すれば、理解を得やすくなります。第２回の記事で触れたように、DXには短期的な導入コスト（学習コスト含む）と中長期的な削減効果があり、トータルで見れば決して“無駄遣い”にはならないはずです。政治的アピールではなく、議会運営上不可欠なインフラとして位置付ければ、会派や執行部との協議もスムーズになるでしょう。